Algemene info

Als u eigenaar bent van een appartement(srecht), bent u automatisch van rechtswege lid van de Vereniging van Eigenaars (VvE). U kunt het lidmaatschap van een VvE niet opzeggen, door aankoop van een appartementsrecht wordt u verplicht lid van een VvE en dit eindigt pas bij verkoop van uw appartementsrecht of opheffing van de VvE. Dit laatste zal slechts het geval kunnen zijn wanneer bv. alle appartementsrechten eigendom zijn van een en dezelfde eigenaar of wanneer de gezamenlijke eigenaren besluiten tot sloop van het gebouw. Samen met de andere eigenaren behartigt u als VvE de gemeenschappelijke belangen in en rond het appartementencomplex. Dit is sinds 1973 bij de wet zo geregeld.

Wat dit lidmaatschap betekent voor uw appartement staat in de zogenaamde ‘Splitsingsakte‘, die door een notaris is opgemaakt. In deze akte is nauwkeurig weergegeven welk aandeel u als eigenaar heeft in het gehele gebouw. Hierin vindt u ook hoe de Vereniging van Eigenaars is samengesteld en hoe deze moet functioneren. Verder staat in de Splitsingsakte onder andere aangegeven welke kosten voor gezamenlijke rekening zijn, dat er een exploitatierekening moet zijn en hoe de bijdrage in de gemeenschappelijke kosten moet worden betaald. Als het goed is heeft u bij aankoop de Splitsingsakte van de VvE van de notaris ontvangen, meestal wordt deze bij de eigendomsakte gevoegd.
Voor aankoop is het mogelijk om tegen betaling het splitsingsreglement, de splitsingstekening en de eigendomsakte van uw mogelijk toekomstig appartement bij het kadaster op te vragen. Hierbij kunnen de makelaar of notaris u van dienst zijn.

De wet schrijft ook voor dat er binnen de VvE een bestuurder/administrateur moet zijn die zorgt voor de uitvoering van de besluiten die door de algemene ledenvergadering worden genomen en die de middelen van de vereniging beheert. Daarnaast regelt de bestuurder/administrateur administratieve zaken en technisch beheer zoals het onderhoud van de gemeenschappelijke voorzieningen, het uitvoeren van noodzakelijke reparaties en periodiek schilderwerk. De functie kan vervuld worden door leden van de VvE, maar ook geheel of gedeeltelijk worden uitbesteed.

Zoals elke andere Vereniging, heeft een Vereniging van Eigenaren (VvE) ook statuten. De wet (art. 5:111 BW) bepaalt namelijk dat de Splitsingsakte een reglement moet hebben, en vervolgens (art. 5:112 BW) dat het reglement de statuten van de Vereniging bevat. In veel gevallen wordt gebruik gemaakt van een Modelreglement, dat als standaard kan worden gebruikt, of naar de werkelijke situatie van het gebouw is aangepast. Er zijn een aantal verschillende Modelreglementen, in de Splitsingsakte is vermeld welk reglement wordt gebruikt. Overigens zijn er natuurlijk ook VvE’s van voor 1973. In 1965 is al een Algemeen reglement opgesteld door een notaris dat je de voorloper kunt noemen van de huidige Modelreglementen. Daarvoor werd er voor iedere akte naar inzicht van de notaris en direct betrokkenen een reglement opgesteld.
In de statuten dienen een aantal zaken ten minste te worden opgenomen: de naam van de Vereniging, het doel van de vereniging, een regeling omtrent de VvE-bijdrage, de wijze van bijeenroeping van de ledenvergadering. Op basis van deze regels functioneert de VvE.

Voor eventuele aanvullingen kan een Huishoudelijk reglement worden opgesteld waarin specifieke afspraken kunnen worden vastgelegd. Zaken die in een Huishoudelijk reglement worden opgenomen zijn bijvoorbeeld het gebruik van de gemeenschappelijke ruimten (zoals plaatsen kinderwagens, fietsen, kleur zonnescherm). Ook kunnen tijden worden vastgelegd waarin werkzaamheden in de woning die eventueel overlast veroorzaken, mogen worden uitgevoerd.

Alle bewoners dienen zich te houden aan het Splitsingsreglement en Huishoudelijk reglement. Wanneer er sprake is van een overtreding bestaat de mogelijkheid dat er boetes worden opgelegd ter hoogte van een in de akte of huishoudelijk reglement opgenomen boetebedrag.

Als eigenaar van een appartementsrecht bezit u dus eigenlijk niet “slechts” een appartement, winkelruimte of parkeerplaats etc., maar feitelijk een aandeel in een groter geheel, t.w. in een gebouw met het exclusieve gebruiksrecht op een deel van het gebouw. Dit geeft al aan dat u zich niet alleen om uw privégedeelte zult moeten bekommeren, maar ook om de rest van de leefomgeving. Het geeft echter ook aan dat u in de gemeenschappelijke ruimten niet zomaar alles kunt doen zoals u dit wilt, maar dat u te maken heeft met andere leden van de vereniging. Als bestuurder/administrateur of beheerder nemen wij een deel van de zorg voor het gebouw op ons en zijn op de hoogte van het reilen en zeilen van de vereniging; neem dan ook gewoon contact op wanneer u vragen heeft.

Laat u voor aankoop van een appartementsrecht goed informeren over de financiële kant van de VvE. Heeft de VvE voldoende geld in kas om de komende jaren groot onderhoud uit te voeren of is afgesproken om grote uitgaven middels extra bijdragen te financieren? Als dit goed geregeld is levert dit tenminste geen hoofdbrekens op in mindere tijden en wanneer u door de aankoop aan uw financiële plafond zit en geen ruimte hebt voor dergelijke uitgaven.

Beoordeel ook de onderhoudstoestand van de rest van het gebouw. De gemeente kan bijvoorbeeld een aanschrijving hebben gemaakt op de eigenaren van het gebouw. Hierdoor worden de eigenaren verplicht bepaald onderhoud uit te voeren. Vraag bij de gemeentelijke dienst bouw- en woningtoezicht na of er een aanschrijving geldt of dat er nog een mogelijke vroegere aanschrijving open staat.

De VvE- bijdrage wordt door alle appartementseigenaren betaald als bijdrage in de gemeenschappelijke kosten. De hoogte van de bijdrage is afhankelijk van de hoogte van de begroting en uw aandeel (breukdeel) in het geheel. Uw breukdeel is terug te vinden in de Splitsingsakte.
Jaarlijks moet een begroting worden vastgesteld waaruit de periodieke (veelal maandelijkse) bijdragen van de appartementseigenaren worden bepaald. Met de bijdragen die alle leden bijeenbrengen kan het bestuur van de VvE werkzaamheden laten uitvoeren. U moet dan denken aan het afsluiten van de verplichte opstal- en WA-verzekering voor de VvE, het creëren van een reservefonds, budget voor dagelijks onderhoud, servicecontracten en schoonmaakonderhoud. Daarnaast kan het voorkomen dat bij een gemeenschappelijke stookvoorziening (blokverwarming) ook een voorschot stookkosten onderdeel uitmaakt van de VvE-bijdrage.

De bijdrage dient voor het begin van de maand te zijn voldaan. Wanneer dat niet het geval is wordt u volgens de vastgestelde aanmaningsprocedure herinnerd aan deze betaling en eventueel aangemaand. Het aangaan van een automatische incasso is natuurlijk altijd mogelijk zodat u de maandelijkse betaling niet kunt vergeten.
Mocht er onverhoopt een achterstand in betaling ontstaan, neem dan contact met ons op en probeer een regeling te treffen. Het is altijd beter om dit in goed overleg op te lossen dan geconfronteerd te worden met extra (incasso)kosten.

Jaarlijks wordt het administratief/financiële werk van beheerder en/of bestuurder gecontroleerd door de kascontrolecommissie. Deze commissie is samengesteld uit leden van de VvE en controleert of de gepresenteerde verantwoording, de jaarrekening, overeenkomt met de werkelijke situatie. De Kascontrolecommissie wordt gevormd door tenminste 2 leden en wordt benoemd door de Vergadering van Eigenaren.

Algemene checklist, de KCC:

  • mag alles, al dan niet steekproefsgewijs, controleren;
  • stelt vast dat de administratie verzorgd en overzichtelijk is;
  • ontvangt specificaties van posten in de balans en/of exploitatierekening;
  • stelt vast dat het begin- en eindsaldo van de bankrekeningen overeenkomen met de afschriften van de bank;
  • stelt vast dat begin- en eindsaldi van de balans overeenkomen met het grootboek én met de eindbalans van het vorige boekjaar;
  • stelt vast dat de reserves zijn gestort op een rentedragende rekening;
  • stelt vast dat het saldo van kasgelden zo laag mogelijk gehouden dient te worden (bij voorkeur wordt dit geldverkeer vermeden);
  • stelt vast dat de facturen, nota’s en declaratieformulieren van alle uitgaven beschikbaar zijn;
  • stelt vast dat de uitgaven doelmatig zijn en in overeenstemming met de goedgekeurde begroting;
  • stelt vast dat onevenredig grote afwijkingen op de begroting verantwoord zijn (bijvoorbeeld door middel van de notulen van de bestuursvergadering) te bestaan;

Tips

U bent lid van de kascontrolecommissie van de VvE en u staat voor de controle van de jaarcijfers maar weet niet waar te beginnen? Gebruik de volgende 6 tips om u op weg te helpen:
1. Voer de controle uit aan de hand van een checklist, dan kunt u niets vergeten;
2. Zorg dat u over het volledige grootboek beschikt. Hierin staan alle boekingen, onderverdeeld per grootboekrekening;
3. Laat u adviseren door uw voorganger;
4. Vorm een dossier met onder andere de splitsingsakte, het modelreglement, het huishoudelijk reglement, de checklist en de jaarstukken. Iedere volgende kascommissie heeft dan een goed uitgangspunt voor de controle;
5. Wacht niet te lang met het aanvangen van de controle. Tijdige controle geeft het bestuur of de beheerder de gelegenheid om de eventuele correcties te verwerken en nog voor de vergadering aan de overige leden te melden.

Veel gestelde vragen

 1. Ik heb pas een dure keuken geplaatst, maar door een ongeluk slaat de vlam in de pan. De schade probeer ik te claimen bij mijn inboedelverzekering, De verzekeringsmaatschappij wijst de schade af.

De keuken en badkamer vallen inderdaad onder de opstalverzekering (wordt door de VvE afgesloten). De verzekeringsmaatschappij hanteert de term ‘alles wat aard- en nagelvast zit valt onder de opstalverzekering’. Keukens en badkamers zijn in deze verzekering soms maar tot een standaard bedrag opgenomen. De meerwaarde dient u dan zelf bij te verzekeren. Het kan echter ook zo zijn dat de vereniging het zogenaamde eigenaarsbelang heeft meeverzekerd. Het is dus van belang dit even te checken bij de VvE.

2. Ik vind mijn aandeel van de gemeenschappelijke kosten niet redelijk. Kan ik dit laten aanpassen?

Dat kan wel, maar daarvoor dient u de splitsingsakte te laten wijzigen. Dit is geen eenvoudige zaak. U heeft hiervoor een besluit van de vergadering nodig, waarbij 80% van alle eigenaren hiermee instemmen. Ook zullen alle hypotheekhouders (bijvoorbeeld de bank) hiermee moeten instemmen. De gewijzigde bepalingen moeten dan door de notaris worden vastgelegd en in de openbare registers en het kadaster worden ingeschreven. De kosten hiervan zijn hoog. En vergeet niet, er moet ook een hele goede reden zijn! Dus een voorstel moet goed onderbouwd worden.

3. Ik wil een afzuigkap in de keuken plaatsen, maar moet daarvoor een gat in de gevel maken. Mag dat?

Nee, dat mag niet zomaar. De gevel is een van de gemeenschappelijke delen, waardoor u voordat u aan de slag gaat, tenminste toestemming van de ledenvergadering nodig hebt. Bovendien staat er in het modelreglement (witte, blauwe of gele boekje) dat u het uiterlijk van het gebouw niet mag aantasten. Wilt u toestemming van de vergadering, maak dan een situatieschets van de buitenzijde en stuur die naar de bestuurder. Deze zal op verzoek de aanvraag agenderen voor de eerstvolgende ledenvergadering.

4. Ik wil een parket- of laminaatvloer laten leggen, mag dat?

Neemt u voor aankoop en leggen eerst contact op met de bestuurder van de VvE. Er kunnen strenge bepalingen zijn waaraan voldaan moet worden. Bedenkt u daarbij dat bij overlast de Vereniging kan besluiten dat de vloer weer verwijderd moet worden! Uiteindelijk zijn de voorwaarden bedoeld om het woonplezier van iedereen in stand te houden.

5. Ik wil een schotelantenne plaatsen, mag dat?

Ook hiervoor is toestemming nodig van de ledenvergadering. Een schotel wordt gezien als een bouwwerk (woningwet) en de splitsingsakte zegt ‘ieder op-, aan- of onderbouw zonder toestemming van de vergadering is verboden’. Behalve de vereniging zelf, stellen ook sommige gemeentes eisen aan de plaats en constructie van de schotel. Een schotel mag nooit aan de gevel of op het dak geplaatst worden, want dit is gemeenschappelijk eigendom. Tegenwoordig zijn er hele goede alternatieven, soms is het beter hier naar te kijken.

6. Mijn buren betalen minder servicekosten dan ik, hoe kan dit?

De maandelijkse bijdrage heet de VvE- of verenigingsbijdrage. Een deel hiervan bestaat uit servicekosten (schoonmaak, glasbewassing, e.d.), het andere deel is bijvoorbeeld bestemd voor groot onderhoud, verzekeringspremies, e.d. In de splitsingsakte kunt u terugvinden wat uw aandeel in het gebouw en uw aandeel in de te betalen kosten is. Een reden voor een hogere VvE-bijdrage zou kunnen zijn dat uw appartement iets groter is of op een hogere verdieping zit dan het appartement van uw buren.

7. Welke verzekeringen moet ik afsluiten?

De vereniging heeft in ieder geval een opstal- en aansprakelijkheidsverzekering afgesloten. Volgens de splitsingsakte moet het gebouw namelijk ten behoeve van de gezamenlijke eigenaren verzekerd worden. Andere onderdelen die via de VvE verzekerd kunnen zijn, zijn glas, rechtsbijstand en eigenaarsbelang. Wanneer de bestuurder een lid is van de VvE is het verstandig een bestuurder aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten, een professioneel bestuurder heeft dit meestal zelf geregeld.